Politique de confidentialité

La présente politique de confidentialité explique comment TraxLoop (« TraxLoop », « nous » ou « notre ») recueille, utilise, communique, conserve et protège les renseignements personnels lorsque vous visitez www.traxloop.com (le « site Web »), lorsque vous utilisez le portail TraxLoop à l’adresse portal.traxloop.com ainsi que ses pages et interfaces de vérification (le « portail » et, avec le site Web, les « services »), ou lorsque vous communiquez avec nous de toute autre manière. Elle décrit également vos droits et la façon de les exercer.

Nous avons rédigé cette politique de manière à satisfaire aux exigences du Règlement général sur la protection des données de l’Union européenne (règlement (UE) 2016/679, le « RGPD »), du RGPD tel qu’intégré au droit du Royaume-Uni et de la Data Protection Act 2018 (le « RGPD britannique »), de la loi fédérale suisse sur la protection des données (la « LPD »), de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques du Canada (la « LPRPDE »), de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec, telle que modifiée par la Loi 25 (la « loi québécoise »), des lois essentiellement similaires de l’Alberta et de la Colombie-Britannique applicables au secteur privé, de la California Consumer Privacy Act, telle que modifiée par la California Privacy Rights Act (la « CCPA »), des lois générales sur la protection de la vie privée des consommateurs des autres États américains, ainsi que des autres lois sur la protection des données qui nous sont applicables (collectivement, les « lois sur la protection des données »). Lorsque ces lois diffèrent, nous appliquons à tous la norme la plus protectrice, où que vous résidiez, sauf si la loi exige autre chose.

Nos engagements, en bref

• Nous ne vendons pas de renseignements personnels et nous ne les « partageons » pas à des fins de publicité comportementale intercontextuelle.
• Nous n’utilisons aucune technologie de suivi publicitaire, analytique ou de médias sociaux sur le site Web ou dans le portail.
• Nous n’utilisons pas le contenu que nos clients versent dans le portail pour entraîner des modèles d’intelligence artificielle.
• Nous ne recueillons que ce dont nous avons besoin, ne le conservons que le temps nécessaire et le protégeons par des mesures techniques et organisationnelles rigoureuses.
• Nous donnons suite aux demandes de toute personne concernant ses renseignements personnels, et non seulement à celles des personnes qui résident dans un territoire où la loi leur en donne le droit.

1. Qui nous sommes et portée de la présente politique

TraxLoop exploite une plateforme collaborative pour le commerce international sur laquelle importateurs, exportateurs, transitaires, transporteurs, courtiers en douane, banques, assureurs et autorités partagent des commandes, des expéditions, des documents de transport et de commerce, des déclarations en douane et des informations de suivi.

La présente politique s’applique aux renseignements personnels concernant :

• les visiteurs du site Web ;
• les contacts d’affaires, comme les personnes qui nous écrivent, demandent une démonstration ou représentent des clients, partenaires ou fournisseurs actuels ou potentiels ;
• les utilisateurs du portail, c’est-à-dire les personnes invitées dans le portail par une organisation, ainsi que les renseignements relatifs à leur compte et à leurs activités ;
• les personnes nommées dans les données client (voir la section 2), comme les personnes-ressources, les conducteurs et les autres personnes dont les coordonnées figurent dans des documents de commerce et de transport ;
• les personnes qui vérifient des documents en balayant ou en saisissant le code de vérification imprimé sur un document émis au moyen du portail.

La présente politique ne s’applique pas aux sites ni aux services de tiers, notamment ceux des transporteurs, des banques ou d’autres organisations auxquels vous accédez au moyen de liens présents dans les services. Leurs propres politiques de confidentialité régissent la façon dont ils traitent vos renseignements.

2. Notre rôle : responsable du traitement et sous-traitant

Les lois sur la protection des données distinguent l’organisation qui détermine les finalités et les moyens du traitement des renseignements personnels (le « responsable du traitement » ou, au Canada, l’organisation qui en a la « gestion ») de l’organisation qui les traite pour le compte d’une autre (le « sous-traitant » ou « fournisseur de services »).

• TraxLoop en tant que responsable du traitement. Nous sommes responsables des renseignements personnels concernant les visiteurs du site Web, les contacts d’affaires, l’administration des comptes du portail, les journaux de sécurité et d’audit ainsi que les vérifications de documents.
• TraxLoop en tant que sous-traitant ou fournisseur de services. Les renseignements que nos clients et leurs utilisateurs saisissent ou téléversent dans le portail, comme les commandes, les expéditions, les documents de commerce et de transport, les pièces jointes et les messages (les « données client »), sont traités par nous pour le compte et selon les instructions de l’organisation cliente qui en a la gestion. Notre traitement des données client est régi par notre entente avec ce client, y compris, le cas échéant, une entente de traitement des données. Pour toute question ou pour exercer vos droits à l’égard de renseignements personnels contenus dans des données client, veuillez communiquer avec l’organisation qui les a saisis. Si vous communiquez avec nous, nous transmettrons votre demande à cette organisation et l’aiderons à y répondre.

3. Renseignements personnels que nous recueillons

Nous ne recueillons que les renseignements personnels nécessaires aux fins décrites à la section 4.

3.1 Renseignements que vous nous fournissez

• Demandes et correspondance : vos nom, adresse courriel, organisation, titre de poste, numéro de téléphone et le contenu de votre message lorsque vous communiquez avec nous, par exemple à [email protected] ou à [email protected].
• Renseignements relatifs au compte du portail : vos nom, adresse courriel professionnelle, organisation, rôle et autorisations, langue préférée et, si vous les définissez, vos préférences de notification. Les comptes du portail sont créés uniquement sur invitation.
• Renseignements d’authentification : votre mot de passe, que nous conservons uniquement sous forme de hachage unidirectionnel salé (bcrypt) et, lorsque l’authentification multifacteur est activée, une clé secrète d’authentification chiffrée et des codes de récupération hachés. Nous ne conservons jamais votre mot de passe sous une forme lisible.
• Données client : les renseignements que vous ou votre organisation saisissez ou téléversez dans le portail. Selon l’utilisation qui est faite du portail, il peut s’agir des noms, coordonnées professionnelles et signatures de personnes nommées dans des documents de commerce, des noms de conducteurs, de numéros d’immatriculation de véhicules et d’autres détails de transport semblables.
• Demandes d’assistance : les renseignements que vous fournissez lorsque vous demandez de l’aide ou signalez un problème.

3.2 Renseignements recueillis automatiquement

• Journaux de sécurité et de service : lorsque vous utilisez les services, notre infrastructure enregistre des renseignements techniques comme votre adresse IP, l’agent utilisateur de votre navigateur, les pages ou ressources demandées ainsi que la date et l’heure de la demande. Nous les utilisons pour fournir les services, en assurer la sécurité et diagnostiquer les anomalies.
• Sessions du portail : lorsque vous vous connectez, nous enregistrons l’adresse IP et l’agent utilisateur de la session, son heure de création et son heure d’expiration ou de révocation.
• Piste d’audit : le portail conserve un registre inaltérable des actions importantes, par exemple qui a créé, modifié, approuvé, émis, partagé ou révoqué un document et à quel moment, avec l’adresse IP et l’agent utilisateur à partir desquels l’action a été effectuée. Ce registre est essentiel à l’intégrité des documents de commerce pour toutes les parties qui s’y fient.
• Vérifications de documents : lorsqu’une personne balaie ou saisit le code de vérification d’un document, nous enregistrons le code présenté, le résultat, le niveau d’accès accordé, l’heure et l’adresse IP et, si la personne est connectée, son compte. Nous utilisons ces renseignements pour protéger les codes contre les abus, notamment par la limitation du nombre de requêtes, et pour tenir la piste d’audit.
• Témoins (cookies) : nous n’utilisons que les témoins strictement nécessaires décrits dans notre politique relative aux témoins. Nous n’utilisons pas de témoins ni de technologies semblables à des fins de publicité, d’analyse ou de suivi intersites.

Si vous l’autorisez, le portail peut utiliser l’appareil photo de votre appareil pour lire le code-barres ou le code QR d’un document. L’image est traitée uniquement sur votre appareil ; rien de ce que capte l’appareil photo ne nous est transmis ni n’est conservé.

3.3 Renseignements provenant d’autres sources

• De votre organisation ou d’un partenaire commercial : lorsqu’une organisation vous invite dans le portail ou vous nomme dans un document, nous recevons vos coordonnées de cette organisation.
• Des transporteurs : lorsqu’un client active le suivi des transporteurs, nous recevons du transporteur concerné les événements relatifs à l’état des expéditions. Ces renseignements portent sur les expéditions et les conteneurs et contiennent rarement des renseignements personnels.
• De sources publiques : nous pouvons utiliser des renseignements d’entreprise accessibles au public, comme la dénomination et l’adresse enregistrées d’une organisation, pour vérifier les organisations qui utilisent le portail.

Nous n’achetons pas de renseignements personnels et n’en obtenons pas auprès de courtiers en données.

3.4 Renseignements sensibles

Nous ne demandons pas, et demandons à nos clients de ne pas téléverser, de catégories particulières de données personnelles ni de renseignements personnels sensibles (comme des renseignements sur la santé, des données biométriques, l’origine raciale ou ethnique, les convictions religieuses ou des numéros d’identification gouvernementaux), sauf lorsqu’un document de commerce ou de transport l’exige légalement. Lorsque de tels renseignements figurent dans des données client, ils ne sont traités que selon les instructions de notre client et aux fins du document concerné. Nous n’utilisons les identifiants de connexion que pour vous authentifier et protéger votre compte.

4. Comment et pourquoi nous utilisons les renseignements personnels

Nous n’utilisons les renseignements personnels qu’aux fins énoncées ci-dessous et à des fins compatibles avec celles-ci. Lorsque le RGPD, le RGPD britannique ou la LPD s’appliquent, nous nous fondons sur les bases juridiques indiquées.

En vertu du droit canadien, nous recueillons, utilisons et communiquons les renseignements personnels à votre connaissance et avec votre consentement, sauf lorsque la loi permet de procéder autrement. Nous obtenons votre consentement d’une manière adaptée à la sensibilité des renseignements et à vos attentes raisonnables et, lorsque la loi québécoise s’applique, nous demandons un consentement exprès pour les renseignements sensibles et pour toute utilisation secondaire qui n’est pas compatible avec la fin initiale. Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps, sous réserve de restrictions légales ou contractuelles et d’un préavis raisonnable ; nous vous informerons alors des conséquences probables de ce retrait.

Si nous entendons utiliser des renseignements personnels à une nouvelle fin qui n’est pas compatible avec celle pour laquelle ils ont été recueillis, nous vous en informerons et obtiendrons votre consentement au préalable lorsque la loi l’exige.

5. Ce que nous ne faisons jamais

• Nous ne vendons pas de renseignements personnels, ne les louons pas et ne les échangeons contre aucune contrepartie.
• Nous ne partageons pas de renseignements personnels à des fins de publicité comportementale intercontextuelle ou de publicité ciblée, et nous n’affichons aucune publicité dans les services.
• Nous n’utilisons aucun outil tiers d’analyse, pixel publicitaire, module d’extension de médias sociaux, outil d’enregistrement de session ni technique d’empreinte numérique.
• Nous ne constituons pas de profils de personnes pour prédire leurs préférences, leurs comportements ou leurs caractéristiques personnelles.
• Nous ne prenons aucune décision produisant des effets juridiques ou des effets similaires importants à votre égard fondée exclusivement sur un traitement automatisé.
• Nous n’utilisons pas les données client pour entraîner des modèles d’intelligence artificielle ou d’apprentissage automatique, et nous ne permettons pas à nos fournisseurs de services de le faire.
• Nous ne recueillons pas sciemment de renseignements personnels concernant des enfants.

6. Témoins (cookies) et technologies semblables

Le site Web ne dépose aucun témoin. Le portail n’utilise que les témoins strictement nécessaires pour vous garder connecté de façon sécuritaire, retenir la langue que vous avez choisie et maintenir ouvert un lien d’accès conducteur après la saisie de son NIP. Notre hébergeur peut déposer un témoin de sécurité strictement nécessaire pour protéger les services contre les attaques automatisées. Comme ces technologies sont strictement nécessaires, elles ne requièrent pas de consentement en vertu de la directive européenne « vie privée et communications électroniques », des Privacy and Electronic Communications Regulations du Royaume-Uni ou de la loi québécoise. Tous les détails, y compris le nom, la finalité et la durée de chaque témoin, figurent dans notre politique relative aux témoins.

Comme nous ne vous suivons pas d’un site à l’autre, les services ne modifient pas leur comportement en réponse au signal « Do Not Track » de votre navigateur : il n’y a aucun suivi à désactiver. Nous considérons le signal Global Privacy Control (GPC) comme une demande valide de refus de la vente ou du partage de vos renseignements personnels, bien que nous ne les vendions ni ne les partagions en aucun cas.

7. Comment nous communiquons les renseignements personnels

Nous ne communiquons des renseignements personnels que dans les cas décrits ci-dessous, et uniquement dans la mesure nécessaire à la fin visée.

7.1 Autres parties au dossier partagé

Le portail est une plateforme collaborative. Les renseignements figurant dans une expédition ou un document, y compris votre nom en tant que personne qui l’a préparé, approuvé ou émis, sont visibles par les organisations et les utilisateurs que le client qui en a la gestion a désignés comme parties à ce dossier ou auxquels il a accordé un accès, selon leur rôle. Le portail applique une visibilité limitée à chaque partie et le principe du moindre privilège, de sorte que chaque organisation ne voit que ce que son rôle lui permet de voir.

7.2 Vérification des documents

Les documents émis au moyen du portail portent un code de vérification. Ce qui s’affiche lors de la vérification d’un code dépend de la personne qui l’effectue :

• Toute personne qui détient le code ne voit qu’un dossier minimal : l’authenticité et la validité du document, son type, son numéro et sa révision, le nom et le pays de l’organisation émettrice, ainsi que l’heure de la vérification. Aucune partie, quantité, valeur ni aucun conteneur n’est affiché.
• Les utilisateurs autorisés d’organisations ayant accès à l’expédition, connectés au moyen de l’authentification multifacteur, voient les principaux éléments du document afin de pouvoir les comparer avec l’exemplaire papier ou électronique en leur possession.
• Les autorités douanières et policières que nous avons vérifiées, dont les utilisateurs doivent recourir à l’authentification multifacteur, voient ces mêmes éléments lorsqu’elles inspectent un document dans les pays pour lesquels elles sont autorisées. Ces vérifications sont consignées dans la piste d’audit.

7.3 Fournisseurs de services (sous-traitants)

Nous faisons appel à des fournisseurs de services rigoureusement sélectionnés qui traitent des renseignements personnels pour notre compte, en vertu de contrats écrits qui les obligent à n’utiliser ces renseignements que pour nous fournir leurs services, à en préserver la confidentialité et la sécurité, à nous aider à respecter nos obligations et à les supprimer ou nous les retourner à la fin des services. Nos principaux fournisseurs de services sont les suivants :

Nous fournirons sur demande, à [email protected], la liste à jour de nos fournisseurs de services, y compris l’hébergeur de la base de données. Les clients ayant conclu une entente de traitement des données seront avisés de tout nouveau sous-traitant conformément à cette entente.

7.4 Transporteurs et autres tiers, sur instruction

Lorsqu’un client active le suivi d’un transporteur ou une intégration, nous transmettons au transporteur ou au fournisseur concerné les renseignements nécessaires à cette fin, comme un numéro de suivi, de réservation ou de conteneur. Ces organisations traitent ces renseignements conformément à leurs propres politiques de confidentialité.

7.5 Exigences légales

Nous ne communiquons des renseignements personnels aux tribunaux, aux organismes de réglementation, aux forces de l’ordre ou à d’autres autorités publiques que lorsque la loi nous y oblige, par exemple en vertu d’une ordonnance judiciaire, d’une citation à comparaître ou d’un mandat valides, ou lorsque cette communication est par ailleurs permise par les lois sur la protection des données et nécessaire pour protéger les droits, les biens ou la sécurité d’une personne. Nous examinons la validité juridique et la portée de chaque demande, ne communiquons que ce qui est exigé et, sauf si la loi l’interdit, en avisons le client ou la personne concernés afin qu’ils puissent exercer un recours.

7.6 Transactions commerciales

Si TraxLoop participe à une fusion, à une acquisition, à un financement, à une réorganisation ou à la vente de tout ou partie de son entreprise, des renseignements personnels peuvent être communiqués aux parties à la transaction, sous réserve d’obligations strictes de confidentialité et uniquement dans la mesure nécessaire pour évaluer et conclure celle-ci. Tout successeur sera lié par la présente politique à l’égard des renseignements qu’il reçoit, et nous aviserons les personnes concernées conformément à la loi.

8. Transferts internationaux

TraxLoop est établie au Canada, et nos fournisseurs de services peuvent traiter des renseignements personnels dans d’autres pays, notamment aux États-Unis. Les lois sur la protection des données de ces pays peuvent différer de celles du pays où vous résidez.

• À partir de l’EEE, du Royaume-Uni et de la Suisse : la Commission européenne, le gouvernement du Royaume-Uni et les autorités suisses ont reconnu que le Canada offre un niveau de protection adéquat pour les renseignements personnels assujettis à la LPRPDE. Pour les transferts vers des pays dont le niveau de protection n’est pas reconnu comme adéquat, nous nous fondons sur des garanties appropriées, comme les clauses contractuelles types de la Commission européenne, l’International Data Transfer Addendum du Royaume-Uni, les clauses reconnues par la Suisse ou, lorsque le destinataire est certifié, le cadre de protection des données UE–États-Unis (EU–U.S. Data Privacy Framework) et ses extensions britannique et suisse, assortis de mesures complémentaires au besoin. Vous pouvez obtenir une copie des garanties pertinentes en écrivant à [email protected].
• À partir du Québec : avant de communiquer des renseignements personnels à l’extérieur du Québec, nous procédons à une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée qui tient compte de la sensibilité des renseignements, de la finalité de leur utilisation, des mesures de protection qui s’y appliqueront et du régime juridique de l’État de destination, et nous concluons une entente écrite assurant une protection adéquate.
• À partir d’ailleurs au Canada : lorsque des renseignements personnels sont traités à l’extérieur du Canada, ils peuvent être accessibles aux tribunaux, aux forces de l’ordre et aux autorités de sécurité nationale de ce territoire. Nous recourons à des moyens contractuels et autres pour assurer un niveau de protection comparable.

9. Durée de conservation des renseignements personnels

Nous ne conservons les renseignements personnels que pendant la durée nécessaire aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis, ou selon ce qu’exige ou permet la loi. Lorsqu’ils ne sont plus nécessaires, nous les détruisons de façon sécuritaire ou les anonymisons. Le tableau ci-dessous présente nos principales durées de conservation.

Lorsque des renseignements doivent être conservés plus longtemps pour respecter une obligation légale, régler un différend ou parce qu’ils font l’objet d’une mise en suspens pour des raisons juridiques, nous ne les conservons qu’à cette fin et pas plus longtemps que nécessaire. Lorsque des renseignements personnels ont servi à prendre une décision à votre sujet, nous les conservons suffisamment longtemps pour vous permettre d’en demander l’accès.

10. Comment nous protégeons les renseignements personnels

Nous protégeons les renseignements personnels au moyen de mesures techniques, physiques et organisationnelles adaptées à leur sensibilité et aux risques en cause, notamment :

• le chiffrement de toutes les communications avec les services au moyen du protocole TLS et le chiffrement des données stockées par nos fournisseurs d’infrastructure ;
• la conservation des mots de passe uniquement sous forme de hachages bcrypt salés, des jetons de session uniquement sous forme de hachages et des clés secrètes d’authentification sous forme chiffrée ;
• l’authentification multifacteur, obligatoire pour les rôles privilégiés et pour les utilisateurs des autorités d’inspection ;
• des comptes créés uniquement sur invitation, le contrôle d’accès fondé sur les rôles, une visibilité limitée à chaque partie, la séparation des tâches et le principe du moindre privilège ;
• des paramètres de témoins sécurisés (HttpOnly, Secure et SameSite), des sessions de courte durée et la révocation de toutes les sessions après un changement de mot de passe ;
• la protection de l’intégrité des documents émis au moyen du hachage SHA-256 et d’attestations de vérification signées numériquement, ainsi qu’une piste d’audit inaltérable ;
• la limitation du nombre de requêtes et une surveillance permettant de détecter les abus et d’y réagir ;
• des obligations de confidentialité, de la formation et un accès fondé sur le besoin de savoir pour notre personnel et nos fournisseurs de services.

Aucune méthode de transmission ou de stockage n’est parfaitement sûre. Si vous croyez que votre compte ou vos renseignements ont été compromis, veuillez nous en aviser immédiatement à [email protected].

11. Incidents de sécurité et avis d’atteinte

Nous appliquons une procédure de gestion des incidents. Si une atteinte aux mesures de sécurité ou un incident de confidentialité touche des renseignements personnels dont nous sommes responsables, nous :

• prendrons rapidement des mesures pour le circonscrire et réduire le risque de préjudice ;
• aviserons l’autorité de contrôle compétente dans les meilleurs délais et, lorsque le RGPD ou le RGPD britannique s’applique et qu’une notification est requise, dans les 72 heures après en avoir pris connaissance ;
• ferons une déclaration au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada et aviserons les personnes touchées dès que possible lorsque l’atteinte présente un risque réel de préjudice grave, et aviserons la Commission d’accès à l’information du Québec et les personnes concernées lorsqu’un incident présente un risque de préjudice sérieux ;
• aviserons les personnes et les autorités concernées conformément aux lois des États américains sur la notification des atteintes ;
• tiendrons un registre de chaque incident, comme l’exige la loi.

Lorsque nous agissons en tant que sous-traitant, nous aviserons le client concerné dans les meilleurs délais afin qu’il puisse respecter ses propres obligations.

12. Vos droits

Sous réserve des conditions et exceptions prévues par les lois sur la protection des données, vous disposez des droits suivants. Nous les accordons à toute personne, où qu’elle réside, dans la mesure où nous sommes raisonnablement en mesure de le faire.

• Accès : savoir si nous détenons des renseignements personnels vous concernant et en obtenir une copie, ainsi que des renseignements sur leur utilisation et sur les personnes à qui ils ont été communiqués.
• Rectification : faire corriger des renseignements inexacts ou incomplets.
• Suppression : faire supprimer vos renseignements lorsqu’ils ne sont plus nécessaires, lorsque vous retirez votre consentement ou lorsqu’ils ont été traités de façon illicite.
• Portabilité : recevoir les renseignements que vous nous avez fournis dans un format structuré, couramment utilisé et technologique, et les faire transmettre à une autre organisation lorsque cela est techniquement possible.
• Limitation et opposition : nous demander de limiter le traitement de vos renseignements et vous opposer en tout temps à un traitement fondé sur nos intérêts légitimes ou effectué à des fins de prospection.
• Retrait du consentement : retirer votre consentement en tout temps, sans que cela compromette la licéité du traitement effectué avant ce retrait.
• Information sur les décisions automatisées : être informé de toute décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé et présenter vos observations à son sujet. Nous ne prenons pas de telles décisions.
• Désindexation (Québec) : demander que nous cessions de diffuser vos renseignements ou que nous désindexions tout hyperlien rattaché à votre nom, lorsque les conditions prévues par la loi québécoise sont remplies.
• Refus de la vente, du partage, de la publicité ciblée et du profilage (États américains) : bien que nous n’exercions aucune de ces activités, vous pouvez présenter une telle demande en tout temps.
• Non-discrimination : nous ne vous refuserons pas de services, ne vous facturerons pas un prix différent et ne vous offrirons pas une qualité de service différente parce que vous avez exercé vos droits.

12.1 Comment exercer vos droits

Écrivez-nous à [email protected]. Si vous êtes un utilisateur du portail, vous pouvez également mettre à jour une grande partie des renseignements de votre compte directement dans le portail. Nous ne facturons aucuns frais pour répondre à une demande, sauf si la loi le permet et que la demande est manifestement infondée ou excessive.

• Vérification : afin de protéger vos renseignements, nous vérifierons votre identité avant de répondre, normalement en confirmant que vous avez accès à l’adresse courriel associée à vos renseignements. Nous ne vous demanderons pas plus de renseignements que nécessaire à cette fin.
• Mandataires autorisés : vous pouvez recourir à un mandataire autorisé pour présenter une demande en votre nom. Nous pouvons demander au mandataire une preuve de votre autorisation écrite et vous demander de confirmer directement votre identité auprès de nous, sauf si le mandataire détient une procuration valide.
• Délais de réponse : nous accuserons réception de votre demande rapidement et y répondrons dans un délai d’un mois en vertu du RGPD, du RGPD britannique et de la LPD (prolongeable de deux mois au plus pour les demandes complexes), de 30 jours en vertu de la LPRPDE et de la loi québécoise (prolongeable lorsque la loi le permet) et de 45 jours en vertu de la CCPA et des autres lois des États américains (prolongeable une fois de 45 jours). Si nous devons prolonger le délai, nous vous en indiquerons la raison.
• Demandes relatives aux données client : si votre demande concerne des renseignements dont l’un de nos clients a la gestion, nous la lui transmettrons et l’aiderons à y répondre.
• Refus et appels : si nous refusons votre demande en tout ou en partie, nous vous en expliquerons les motifs et vous indiquerons comment interjeter appel ou porter plainte. Si vous résidez dans un État américain qui prévoit un droit d’appel, vous pouvez contester notre décision en répondant à notre réponse avec l’objet « Appel – demande relative à la vie privée ». Nous répondrons à votre appel dans le délai prévu par la loi et, en cas de refus, vous indiquerons comment communiquer avec le procureur général de votre État.

13. Renseignements supplémentaires pour les résidents des États américains

La présente section complète le reste de la politique et s’applique aux résidents de la Californie et des autres États américains dotés de lois générales sur la protection de la vie privée des consommateurs. Au cours des 12 derniers mois, nous avons recueilli les catégories suivantes de renseignements personnels, au sens de la CCPA :

Nous ne vendons ni ne partageons de renseignements personnels et ne l’avons pas fait au cours des 12 derniers mois. Nous n’avons pas connaissance de la vente ou du partage de renseignements personnels de consommateurs âgés de moins de 16 ans. Nous n’utilisons les renseignements personnels sensibles qu’aux fins permises par la CCPA et ne nous en servons pas pour déduire des caractéristiques vous concernant. Nous n’offrons aucun incitatif financier en échange de renseignements personnels. Nos durées de conservation sont indiquées à la section 9.

En vertu de l’article 1798.83 du Code civil de la Californie (« Shine the Light »), les résidents de la Californie peuvent demander des renseignements sur la communication de renseignements personnels à des tiers à des fins de prospection directe par ces derniers. Nous ne faisons pas de telles communications.

14. Enfants

Les services sont conçus pour les entreprises et ne s’adressent pas aux enfants. Nous ne recueillons pas sciemment de renseignements personnels concernant des personnes de moins de 16 ans, ou de moins de l’âge du consentement numérique dans leur territoire s’il est plus élevé. Si vous croyez qu’un enfant nous a fourni des renseignements personnels, veuillez nous en aviser à [email protected] et nous les supprimerons.

15. Communications commerciales

Nous n’envoyons de messages électroniques commerciaux qu’avec votre consentement ou lorsque la loi nous permet de nous fonder sur une relation d’affaires existante, conformément à la Loi canadienne anti-pourriel (LCAP), aux règles européennes sur la vie privée et les communications électroniques telles que transposées dans chaque État membre, aux Privacy and Electronic Communications Regulations du Royaume-Uni et à la CAN-SPAM Act des États-Unis. Chaque message identifie TraxLoop, comprend nos coordonnées et offre un moyen simple de se désabonner, dont nous tenons compte rapidement et, en tout état de cause, dans un délai de 10 jours ouvrables. Le désabonnement des messages commerciaux n’a aucune incidence sur les messages relatifs au service et à la sécurité nécessaires à votre utilisation du portail.

16. Responsable de la protection des renseignements personnels et coordonnées

Nous avons désigné un responsable de la protection des renseignements personnels chargé de veiller au respect de la présente politique et des lois sur la protection des données. Cette personne agit également à titre de personne responsable de la protection des renseignements personnels au sens de la loi québécoise. Vous pouvez lui adresser toute question, demande ou plainte :

• Courriel : [email protected]
• Objet : « Vie privée », suivi de la nature de votre demande

Nous examinerons chaque plainte et, si elle est fondée, prendrons les mesures appropriées, y compris la modification de nos politiques et pratiques au besoin. Lorsque le RGPD ou le RGPD britannique nous oblige à désigner un représentant dans l’Union européenne ou au Royaume-Uni, les coordonnées de ce représentant peuvent être obtenues à [email protected] et seront indiquées dans la présente section.

17. Plaintes auprès d’une autorité de contrôle

Nous vous invitons à communiquer d’abord avec nous afin que nous puissions tenter de répondre à votre préoccupation. Vous avez également le droit de déposer une plainte auprès d’une autorité de protection des données, notamment :

• Union européenne / EEE : l’autorité de contrôle de l’État membre où vous résidez ou travaillez, ou dans lequel la violation alléguée a eu lieu (une liste est tenue par le Comité européen de la protection des données à edpb.europa.eu) ;
• Royaume-Uni : l’Information Commissioner’s Office (ico.org.uk) ;
• Suisse : le Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (edoeb.admin.ch) ;
• Canada : le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada (priv.gc.ca) ou, au Québec, la Commission d’accès à l’information du Québec (cai.gouv.qc.ca), en Alberta, le Commissariat à l’information et à la protection de la vie privée de l’Alberta et, en Colombie-Britannique, le Commissariat à l’information et à la protection de la vie privée de la Colombie-Britannique ;
• États-Unis : la California Privacy Protection Agency (cppa.ca.gov) ou le procureur général de votre État.

18. Modifications de la présente politique

Nous révisons régulièrement la présente politique et la mettons à jour pour tenir compte de l’évolution des services, de nos pratiques ou de la loi. La date indiquée en haut de la présente page correspond à sa dernière mise à jour. Si nous apportons une modification importante, nous en aviserons les utilisateurs du portail par courriel ou dans le portail avant son entrée en vigueur et, lorsque la loi l’exige, nous demanderons votre consentement. Les versions antérieures sont disponibles sur demande.

19. Langue

La présente politique est offerte en français et en anglais. Les deux versions font également foi. Les traductions dans d’autres langues, le cas échéant, ne sont fournies qu’à titre indicatif.